Muitas transportadoras têm diversos controles para reembolsar os gastos com combustível e despesas com manutenção dos veículos. Outras ainda nem controlam, gerando muitas vezes problemas de caixa e ainda deixando de aproveitar o benefício tributário da despesa por falta de documentação hábil.
Para melhorar a gestão de despesas com veículos temos algumas dicas para sua transportadora:
1. Envie o cartão CNPJ e o CICAD da empresa para o WhatsApp do seu colaborador. Sim! Parece uma dica muito simples, mas com esses dados sempre em mãos o colaborador não terá a desculpa de que não lembrava os dados da empresa, e isso fará com que precise trazer a nota fiscal ou solicitar uma cópia por e-mail;
2. Contrate um cartão de despesas ou de combustível. Esse tipo de cartão passa na maior parte dos estabelecimentos do ramo e não permitirá que colaborador gaste o crédito em outros estabelecimentos. Dessa forma, vão acabar as longas planilhas de reembolso. É melhor para o colaborador que não precisará andar com dinheiro da empresa e nem prestar contas com o financeiro todo mês. Além disso, algumas empresas não cobram a utilização do cartão, ou seja, é uma solução sem custos adicionais. Existem ainda, empresas que oferecem sistemas de controle por veículo, que permite acompanhar melhor o gasto da sua frota.
3. Plataforma de gestão de frota. Existem diversas empresas que fornecem soluções para o controle de despesas e combustível da sua frota. Tanto para quem abastece na rua, quanto para empresas que possuem bomba própria. Algumas dessas empresas conseguem recuperar a nota fiscal, eliminando a necessidade de depender do seu colaborador para apresentar a mesma.
Essas são pequenas dicas que proporcionam maior organização interna, regras simples para o colaborador, redução de custos operacionais e redução da burocracia de reembolsos.
#novak #contabilidadecomamor