O processo admissional deve ser realizado de maneira inteligente, quando bem estruturado pode ajudar a economizar tempo e recursos, evitando contratações inadequadas ou de curto prazo. Investir na seleção adequada de candidatos desde o início pode reduzir custos associados à rotatividade de empregados .
Quando existe a necessidade de contratação a empresa deve analisar as atividades que serão executadas para alinhar o cargo correto da função a ser contratada.
Nesse sentido, deve o setor de recursos humanos da empresa avaliar se o perfil profissional do candidato traz os requisitos que o cargo exige e ainda se possui as características desejadas pela empresa. É muito comum que empresas de pequeno porte não possuam um departamento de RH, sendo o próprio empregador a realizar o processo de seleção, dessa forma, cabe avaliar a contratação de uma empresa terceirizada para realizar o processo de seleção e recrutamento.
No processo de seleção, a empresa deve disponibilizar a descrição dos cargos, salário, benefícios, e qualificações desejadas, para que o processo seja o mais transparente possível.
Portanto, para realizar um processo de recrutamento e seleção eficiente, é importante seguir uma série de etapas bem definidas e estruturadas.
Caso não possua um departamento de RH ou uma empresa especializada, deve seguir os passos a seguir:
- Planejamento: desenvolva a estrutura do cargo, defina os requisitos, habilidades, experiência, educação e outras qualificações necessárias. Também deve aproveitar esse momento para identificar os canais de divulgação mais adequados para atrair candidatos qualificados, como sites de emprego, redes sociais, indicações de funcionários e etc.
- Triagem de currículos: análise os currículos recebidos com base nos critérios estabelecidos e selecione os candidatos mais adequados para avançar para a próxima etapa.
- Entrevistas iniciais: nas entrevistas iniciais pode ser através de telefone ou vídeo para avaliar a adequação dos candidatos em relação aos requisitos do cargo e à cultura da empresa. Nessa fase é importante realizar perguntas específicas para entender melhor as habilidades, experiências e motivações dos candidatos. Também deve aproveitar para passar as informações salariais e benefícios, assim a outra parte já pode informar se possui interesse na vaga pretendida, caso contrário, não desperdiça tempo das partes envolvidas.
- Avaliação de competências: Se possível, realize testes de habilidades, avaliações técnicas ou exercícios práticos, conforme apropriado, para validar as competências dos candidatos em áreas específicas relacionadas ao cargo.
- Verificação de referências: Entre em contato com referências profissionais fornecidas pelos candidatos para obter informações adicionais sobre seu desempenho passado, habilidades e características pessoais.
- Tomada de decisão: Esse momento é muito crucial, então, avalie com muita atenção todas as informações coletadas durante o processo de recrutamento e seleção para tomar uma decisão. Considere não apenas as habilidades técnicas dos candidatos, mas também sua adequação cultural e compatibilidade com a equipe.
- Integração do novo empregado: Essa fase é muito essencial e necessária, não pense que está perdendo tempo ao invés de colocar o empregado para já trabalhar. Nesse sentido, prepare um programa de integração para ajudar o novo empregado a conhecer a cultura da empresa, equipe e responsabilidades do cargo. Determine um supervisor ou empregado com mais tempo de empresa para orientar o novo empregado durante o início.
Seguindo esses passos é possível realizar uma contratação com eficácia e assim diminuindo os riscos processo admissional ineficiente, podendo a empresa ter resultados negativos, como a grande rotatividade de empregados, aumento dos custos no processo de recrutamento e baixa qualidade profissional.
Processo seletivo concluído e agora, como devo proceder?
Como vimos anteriormente o processo de recrutamento e seleção é muito importante para uma contratação assertiva, agora o empregador precisa estar atento a legislação trabalhista para evitar passivos trabalhistas.
Já tendo escolhido o candidato é hora de solicitar os documentos necessários para a admissão do novo empregado, conforme a LGPD ( Lei n° 13.709/2018) orienta-se que o empregador exija apenas os documentos necessários para a contratação ou para o preenchimento de campos exigidos pelo leiaute do eSocial.
Já com os documentos é possível realizar o cadastro do empregado no portal do eSocial, devendo ser enviado até o final do dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço pelo trabalhador admitido e também deve-se realizar o agendamento do exame admissional, que deve ser realizado antes que o empregado assuma suas atividades (item 7.5.6, alínea “a” da NR 07).
No processo de admissão existe algumas modalidades de contratação, a mais comum é a contrato de experiência, é uma modalidade de contrato por prazo determinado, disposto no artigo 443, § 2°, alínea “c” e artigo 445, parágrafo único, da CLT, que tem por finalidade a avaliação entre as partes.
Geralmente essa é a modalidade de contrato utilizada inicialmente na admissão do empregado. Essa modalidade ajuda na verificação da aptidão do profissional, analisando a capacidade de exercer com eficiência a função para a qual foi contratado, bem como possibilitando ao empregado analisar se a função e a empresa em si correspondem a suas expectativas pessoais e profissionais.
Posso fazer uma “experiência” antes de registrar?
Existem alguns empregadores que têm o hábito de fazer esse período de experiência com o profissional sem a devida contratação, dessa forma, abre precedente para processo trabalhista, porque geralmente o empregado fica três meses sem ser registrado, deixando de receber seus direitos como: FGTS, Férias e 13º salário sobre esse período. Também entende-se que a falta de registro pode trazer consequências significativas para os empregados, pois, para garantir os seus direitos, são feitos depósitos através do registro na CTPS Digital e também nos sistemas governamentais para garantir acesso aos principais direitos trabalhistas, como seguro-desemprego e benefícios previdenciários.
Quando o empregador decide realizar a efetiva contratação é feito o contrato de experiência, sendo que o empregado já passou por esse período sem estar registrado. Ou é solicitado uma admissão retroativa, que impacta diretamente no financeiro da empresa, pois o empregador deverá gerar as folhas de pagamento referentes a todo o período a que se refere o vínculo reconhecido, gerando fora do prazo os haveres trabalhistas e previdenciários do período. Sendo assim, os recolhimentos de INSS e FGTS terão a incidência de juros e multa aplicados a cada competência declarada em atraso.
Quais são as multas por não fazer a contratação da forma correta?
Conforme os artigos 32-A da Lei n° 8.212/91 e 264, § 3° da IN RFB n° 2.110/2022, as multas por falta, atraso na entrega ou retificação dos sistemas eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb. O valor mínimo das multas é de R$ 200,00 para as entregas fora do prazo decorrentes de competências sem movimento e de R$ 500,00 para as competências que deveriam ter sido informadas com movimentação. Também conforme o artigo 47 da CLT, empresas que mantêm empregados sem registro nos termos do artigo 41 estão sujeitas à multa de R$ 3 mil reais por empregado e R$ 800 (no caso de micro e pequenas empresas). Esses valores dobram em caso de reincidência.
Por isso é importante o empregador estar ciente das normas trabalhistas, para evitar uma situação que pode complicar a empresa futuramente.
Caso tenha dúvida nesse processo, entre em contato conosco, podemos te ajudar!
Fontes:
Econet: Boletim Trabalhista n° 14 - 2ª Quinzena. Publicado em: 24/07/2023; Boletim Trabalhista n° 09 - 1ª Quinzena. Publicado em: 06/05/2021; Boletim Trabalhista n° 19 - 1ª Quinzena. Publicado em: 10/10/2022